Palautteen antaminen on taitolaji. Usein jopa niin haastavaa, että sen ajatellaan kuuluvan vain esimiehen vastuulle. Esimiehen työreppuun, kun “kuuluu” ikävät asiat.
Kuulen usein työryhmissä pohdittavan, että sellaista tavallista palautetta kuin “kiitos” ja “olipa kiva, kun autoit” annetaan arjessa helposti ja mielellään. Mutta, kun kohdataan haastavasti/ikävästi/ilkeästi käyttäytyvä työkaveri, niin asia viedään esimiehelle ja toivotaan, että palaute kulkisi sitä kautta.
Eli se ikävästi käyttäytyvä työkaveri jää todennäköisesti autuaan tietämättömäksi työkaverinsa mietteistä juuri sillä hetkellä, kun tämän tiedon tarvitsi. Kun esimies tarttuu tähän, saattaa palaute tulla suorastaan “puskista” tälle työntekijälle. Palautteen saajalle tämä on (olkoonkin, että on käyttäytynyt epäasiallisesti) myös mahdollisesti nöyryyttävä ja hämmentävä kokemus. Ajatuksiin saattaa tulla, “mitä kaikkea muuta minusta käydään kertomassa esimiehelle”, jolloin on selvää, että henkilö voi ottaa vahvankin puolustuskannan. Ja soppa on valmis. Esimies kertoo kuulopuheita, ei ehkä välttämättä edes palautteenantajan nimeä ja selittää asian parhaansa mukaan. Joko jyrkästi toiminnan kieltämisen periaatteilla ja uhkaavalla sävyllä tai anteeksi pyydellen ja sanojaan takellellen. Riippuen, millainen esimiehen oma kokemus, osaaminen ja persoonallisuus palautteen antamisessa on.
On totta, että ikävän tai kriittisen palautteen antaminen, on vaikeaa. Se ei välttämättä ole helppoa kokeneellekaan konkarille. Koskaan et tiedä, miten vastapuoli tähän suhtautuu, hyökkääkö, puolustautuuko, kieltääkö, syyllistääkö muita, saattaapa olla jopa aggressiivinenkin. Tuntemattomuus vastapuolen käyttäytymisessä aiheuttaa meissä väistämättä pelkoa ja turvattomuutta, ehkä jopa kanssahäpeää hänen ikävän käyttäytymisensä suhteen. Ja näiden tunteiden kanssa on hankalaa antaa palautetta, kun oma mieli myllertää kaikenlaista.
Kuitenkin palautetta tulisi saada juuri siltä henkilöltä, johon ikävä käyttäytyminen kohdistuu. Ja ihan niillä sanoilla, joilla se koetaan, omien tuntemuksien kanssa. Kuitenkaan ei pitäisi lähteä määrittämään toista tietynlaiseksi (olet ilkeä, olet paha) tai yleistämällä tai ottamalla muitakin mukaan puheeseen (me kaikki ollaan sitä mieltä, että sinä olet….). Vaan palaute annetaan vain ja ainoastaan siitä, mitä on juuri kuullut, nähnyt, kokenut (paiskoit oven minun edestäni kiinni, huusit ja kiroilit minulle) ja siitä, millaisen tunteen se meissä aiheutti (minua pelotti, koin oloni turvattomaksi) ja vaikkapa loppuun toiveen siitä, ettei niin toistuisi (toivoisin, että voisin tehdä kanssasi töitä niin, ettei tarvitse pelätä). Eli minä kerron sinulle nyt mitä juuri teit, miltä se minusta tuntui ja mitä toivoisin jatkossa vuorovaikutukseltamme.
Ja kaiken tämän jälkeen asia olisi hyvä viedä esimiehen tietoisuuteen ja kertoa tämä myös palautteen saajalle. Sillä vaikka tämä henkilö muuttaisi käyttäytymistään palautteen antajan kohdalla, niin se saattaa jatkua jonkun toisen kohdalla. Siksi esimiehen on hyvä olla tietoinen negatiivisesta käyttäytymisestä. Ja siksi, että työryhmässä harjoitellaan myös tällä tavalla olemaan avoimia hyvän käyttäytymisen suhteen.
Koska ikävää palautetta on lähes aina haastavaa viedä maaliin saakka, kannattaa tätä harjoitella. Jos ikävä tilanne yllättää (niin kuin se usein tekee), voi palautteen antaa myös myöhemmin. Mieluummin kuitenkin lyhyellä aikavälillä tapahtuneesta. Tällöin voi itse pohtia rauhassa mitä ja miten sanoo, kirjoittaa vaikkapa pääkohdat itselleen ylös. Tällöin myös oma tunnetila on rauhallisempi.
Väitän kuitenkin, että mikäli palaute tulee suoraan työkavereilta toisille, on työryhmässä mahdollisuus erittäin suureen kohtaamisen kehittymiseen, joka on onnistuneen työilmapiirin tärkein tekijä. Ja kun kerran astuu mukavuusalueensa ulkopuolelle, huomaa oppivansa itsekin. Palautteen antamisen taitoja, kun tarvitsemme kaikkialla, siksi hyöty voi olla moninkertainen!
Ja oma lukunsa on sitten, miten vastaanottaa palautetta, mutta siitä toisella kertaa!
Terveisin
