Moni asiantuntija- ja johtotehtävissä oleva organisoi jo kalenteriaan loman suuntaisesti. Viikko ennen lomaa pyhitetään viimeisille töille. Monet tosin joustavat ja täyttävät tätä viikkoa nopeasti monilla muillakin tehtävillä ja tapaamisilla. Työn ähky on aikamoinen. Viimeisistä, ellei jopa vain viimeisestä päivästä ennen lomaa pidetään kuitenkin tiukasti kiinni; “Mä jään kuule lomalle tästä alkaen, niin olen ajatellut pyhittää tämän viimeisille pakollisille hommille”. Hyvä, asia siis kunnossa! Ainakin yksi päivä pakollisille hommille varattuna!
Viimeisellä viikolla teet pitkiä päiviä, ja työmäärä ei silti näytä loppuvan. Lopulta päätät olla tekemättä kaikkea suunniteltua ja olosi on turhautunut. Kehosi on ylivirittynyt ja loman alkupäivinä järjestelet vielä useita työasioita.
Oliko tämä toimiva suunnitelma? Ehkäpä ei, jos edellisinäkin vuosina jäit lomalle kuin märkä rätti lattialle heitettynä. Jos olet kuitenkin onnistunut aikaisempina vuosina organisoimaan tehtävät niin, että pöytäsi on tyhjä ja mielesi kirkas, niin älä muuta mitään! Sinulla suunnittelu toimii ja kuulut harvinaisempaan lajistoon! Onneksi olkoon!
Jos kuitenkin tunnistit yllä olevasta tekstistä itsesi, niin nyt kannattaa pohtia suunnan muuttamista! Mieluiten hyvissä ajoin ennen lomaasi, jotta todella voisit jäädä levollisin mielin lomalle. Tässä muutama vinkki:
1. Muuta jo nyt työtapaasi, älä vasta lomaa edeltävällä viikolla! Huomaa, että et tee töitä lomaasi varten, vaan koko vuottasi, elämääsi varten. Organisoimisen muuttaminen kannattaakin tehdä kokonaisuuttasi ajatellen, jolloin se palvelee sinua kaikissa lomaa edeltävissä päivissä, viikoissa, kuukausissa.
2. Voit kokeilla vaikkapa Eisenhowerin matriisia apuna tehtävien suunnittelussa:
| Tärkeää, kiireellistä | Tärkeää, ei kiireellistä |
| Ei tärkeää, kiireellistä | Ei tärkeää, ei kiireellistä |
Tee matriisi paperille ja jaa lokeroihin selkeimmät työkokonaisuutesi. Tarkista lista. Oliko tehtävät varmasti jaettu matriisin mukaisesti? Etteivät ensimmäiseen lokeroon livahtaneet ne työt, joista eniten motivoidut? Kuuluisivatko nämä kohtaan ei tärkeää, ei kiireellistä? Muista aikatauluttaa ne tehtävät, jotka ovat tärkeitä, mutteivat kiireellisiä. Tällöin mahdollistat, että lista tärkeistä ja kiireellisistä olisi lyhyt. Muista myös varata kalenteristasi jokaiselle viikolle jokin aika (esim. 2 h) “puskista” tuleville töille. Pohdi kenelle voisit delegoida ei tärkeää, mutta kiireellistä tehtävät? Olisiko puolestaan ei tärkeää, ei kiireellistä– laatikossa sellaisia, jotka voisit eliminoida?
3. Opettele tunnistamaan, mitkä ovat sinulle aidosti tärkeitä ja ennen kaikkea tehtävänkuvasi mukaisia eteenpäin vieviä tärkeitä kokonaisuuksia. Nämä kuuluvat Tärkeää, ei kiireellistä – lokeroon. Näiden tehtävien kautta saat merkityksellisen aikaansaamisen tunteen. Tätä tunnetta vasten jaksamme vuodesta toiseen käydä töissä ja saamme vahvimman kokemuksen onnistumisestamme. Siksi tähän on hyvä pysähtyä kunnolla.
4. Päätä, mitkä kaikki asiat sinun tulee saada valmiiksi ennen lomaasi, muista painotus tärkeillä tehtävillä. Tarkista lista. Mitkä tehtävät voivat jäädä odottamaan lomasi jälkeen? Kuka määrittää, että nämä tehtävät tulisi olla tehtynä? Ehkäpä sisäinen moittiva äänesi, joka päättää puolestasi, milloin saat jäädä ansaitulle lomalle? Mikä on se määrä töitä, että olet lomasi ansainnut? Voisiko se määrä olla jo täyttynyt kokonaisen vuoden aikana?
5. Varaa aika jonkun kollegan/esihenkilön kanssa ja reflektoi tehtäviäsi ja listojasi. Mitä kuulet itsesi kertovan? Useimmiten toisille ääneen puhuminen auttaa jäsentämään omia ajatuksia ja suunnitelmaa. Jo se voi olla ratkaisevaa organisoimisen kannalta! Voit myös varata ajan työnohjaajalta/valmentajalta ja kokeilla reflektoida asioita hänen kanssaan. Saat varmasti ulkopuolisen näkökulmia ja avartavia ideoita toimintaasi! Kannattaa kokeilla!
Myös minulle voi varata ajan – kesäkuussa on vielä joitakin verkkoaikoja kalenterissani!
Levollista loman suunnittelua!
